...то есть читаю книгу Getting Things Done Девида Аллена.

Девид Аллен придумал систему упорядочивания дел. Можно подумать, что она про аккуратно подписанные папочки, но мне кажется, что она про снижение когнитивной нагрузки. Задача хорошей системы — разгрузить мозг. Чтобы он мог думать, а не помнить про написать отчёт, перезвонить Толе и купить молока.

Очень Занятые Люди обращались к Аллену, чтобы он помог привести их дела в порядок. Очень занятые — это когда чтобы только записать все активные проекты уходит два полных рабочих дня. Из этой практики Аллен приводит примеры зачем делать именно так и что будет если так не делать.

Выписал для себя, как хорошая система снижает умственное напряжение:

Система должна быть быстрой: если положить что-то в систему занимает больше нескольких секунд, то это слишком долго. Задачи будут скапливаться где-то под рукой в стопочке «положить в систему».

Система должны быть интуитивно понятной. Внутренняя навигация по системе должны быть интуитивной: положить новый элемент должно хотеться туда, где будешь его потом искать. Иначе либо лишнее время на входе, либо ничего не найдешь, когда понадобится.

Система должна быть единственной: чтобы принять решение чем сейчас заниматься, нужно понимать все доступные варианты. То есть все дела должны быть заведены в систему, обработаны и назначены приоритеты.

Система должна быть актуальной: система не будет работать, если в ней список дел недельной давности, а дел на следующую неделю — ничего.

Система должна быть всегда доступной: кладезь свободного времени, которого так не хватает — в коротких промежутках между другими делами. Пока ждёшь сына с тренировки, пока едешь в транспорте, когда освободился со встречи пораньше. В такие моменты можно сделать нужный звонок или посмотреть список «почитать позже». Но для этого нужно, чтобы такой список был готов и был доступен.

Личные открытия

Вещи — это тоже «задачи». Например старые гаджеты в шкафу, неправильно расставленная мебель, неудобное рабочее место или не те программы на компьютере.

Личные дела требуют такой же организации, как и рабочие.

Личными делами надо заниматься на неделе, а не скапливать их на выходные.

Список «посмотреть / почитать» — это тоже задачи. Но нельзя бросать туда всё подряд, иначе она засорится и потеряет эффективность.

Лишние и несортированные дела засоряют систему.

Контрольные списки (чеклисты) — инструмент рабочей системы.